Ważne kwestie przy organizacji bankietu

Przy organizacji bankietu bardzo łatwo jest zapomnieć o nawet kluczowych kwestiach, zwłaszcza jeśli konieczne jest zrobienie bankietu w pośpiechu lub jest to jedna z pierwszych imprez przez nas organizowanych. Dlatego warto jest tę czynność opierać o listę koniecznych czynności. Co zatem taka lista czynności powinna zawierać?

Przygotowanie listy zaproszonych

Jest to kwestia pierwsza i najważniejsza. O niej z pewnością nie możemy zapomnieć. Odpowiednie przygotowanie listy gości to najpierw koncept odnośnie tego, jakich ludzi chcemy zobaczyć na naszym wydarzeniu. Trzeba także rozsądzić najważniejsze kwestie odnoszące się do tego, czy zaproszone są też osoby towarzyszące lub czy można pojawić się też z dziećmi. Musi powstać lista zaproszonych osób i w oparciu o tę listę przygotowuje się wszystkie kolejne rzeczy. Niezależnie od tego, w jakiej formie będzie się zapraszało gości, powinni być oni powiadomieni o wydarzeniu na 4-6 tygodni przed jego rozpoczęciem, by mogli zaplanować swoje przybycie. W zaproszeniu oprócz informacji typu czas i miejsce powinny znajdować się też wymagania odnośnie dress code i podobnych kwestii.

Miejsce i dekoracje

Ogromne znaczenie dla sukcesu przedsięwzięcia ma wybór miejsca, w którym bankiet się odbędzie. Zadbać trzeba tutaj o wiele kwestii szczegółowych, takich jak już chociażby sama wielkość sali bankietowej. W tym przypadku nie należy jednak przesadzać, ponieważ za duża sala to nie tragedia i na pewno sala nie może być za mała, ale za dużo przestrzeni na pewno nie będzie czynnikiem pozytywnym.

Istotna jest też dekoracja rozumiana bardzo szeroko, czyli od ogólnej aranżacji sali, aż po kwestie związane z umieszczeniem ozdób na stołach. Oświetlenie, akustyka, dekoracje okolic sali… W kwestiach estetyki nie można zapominać również o estetyce podawanych posiłków i napojów. Człowiek w dużej mierze je oczami i nie może to być zbagatelizowane.

Catering

Jedzenie jest zawsze kwestią kluczową na wszystkich bankietach i nie ma tutaj znaczenia, ile osób jest zaproszonych do udziału w imprezie. Przy wyborze firmy zapewniającej catering najlepiej jest kierować się jej doświadczeniem i typowymi zamówieniami, jakie realizuje. Szczegóły są tutaj zależne od zapraszanych gości i jeśli nie wiadomo dokładnie, jakie preferencje będą ich charakteryzować, można bez problemu zdecydować się na bardzo urozmaicony szwedzki stół.

Istotną kwestią jest zawsze obsługa kelnerska i ogólnie obsługa całego cateringu wraz z obsługą barmańską. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie krótkich konsultacji przed wyborem firmy cateringowej, by mieć pewność, że jej produkty i pracownicy spełniają nasze wymagania.

Wartość dodana

Wszystko inne to w zasadzie wartość dodana, ale trzeba mieć na uwadze, że do osiągnięcia sukcesu nie wystarczy absolutne minimum. Trzeba zaoferować coś więcej, na przykład atrakcje o charakterze rozrywkowym, muzykę na żywo i wszystko inne, co sprawi, że goście zapamiętają bankiet.